外国人研究員手続き一覧
2019/6/13更新（所内限定情報）
| 時期 | 項目(物性研身分/日本語) | JSPS 招聘者/ 東京大学 特別研究員 |
ISSP 特任研究員 |
外国人客員 所員 |
外国人客員 研究員 |
ISSP リサーチフェロー |
研究実習生 | 研究所 研究生 |
受託研究員 | 短期招聘者 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| (物性研身分/英語） | JSPS Fellows |
ISSP Project Researcher |
ISSP Visiting Professor |
ISSP Visiting Researcher |
ISSP Research Fellow |
ISSP Research Intern |
※１ | ※２ | ||
| 来日前 | 雇用時の職名 | ― | 特任研究員 | 特任教授 | ― | ― | ― | ― | ― | ― |
| 受け入れ承認願い | ― | ― | ― | ― | ISSPリサーチフェロー申請書 ＊10 | 研究実習生受入承認願 ＊9 ＊10 | 共同利用に確認 | 共同利用に確認 | ※16 | |
| 安全保障輸出管理電子申請 ＊20 | 受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
受入所員 ＊20 |
|
| 在留資格証明書交付申請等＊15 | 受入研究室 ＊3 ＊2 教授 |
受入研究室 ＊2 教授 |
国際交流室 ＊2 教授 |
国際交流室 (短期ビザ) |
受入研究室 ＊1 文化活動 ＊2 教授＊＊ |
受入研究室 ＊1 文化活動 |
＊1 文化活動 |
＊1 文化活動 ＊2 教授 |
受入研究室 ※17 短期ビザ |
|
| 東大履歴書（和訳） | ― | 受入研究室 | 本人・国際交流室 | ― | ― | ― | 大学院に入るまでの間や、就職するまでの間等に申請する事も可能
※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 |
日本に支店がある企業からのサポートが受入れの前提条件
※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 |
― | |
| 採用上申書 | ― | 受入研究室 | 国際交流委員長 | ― | ― | ― | ― | |||
| 来日前書類提出 | JSPSへ提出 | ― | ― | ― | ― | ― | ― | |||
| 租税条約 | JSPSへ確認 | 共通事務 | 国際交流室 | ― | ― | ― | ― | |||
| 社会保障協定 | JSPSへ確認 | 共通事務 | 国際交流室 | ― | ― | ― | ― | |||
| 旅費申請 （赴任旅費） |
JSPS | 受入研究室 赴任旅費 経費の確認 ＊18 |
国際交流室 | 国際交流室 | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | |||
| 住居確保 | ＊4 | ＊4 | 柏ロッジ（部局占有枠・家族室） | 柏ロッジ（部局占有枠・夫婦） ＊4 |
＊4 | ＊4 (学生OSTA申請は期間限定） |
GH ホテルなど |
|||
| 居室の準備 外来居室は共同利用係にて予約可 |
受入研究室 | 受入研究室 | A408・A324 受入研究室・国際交流室 |
受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | |||
| 出入申請書 | ― | ― | ― | ― | ― | ― | 受入研究室 出入申請書 提出 |
|||
| 個人情報の 提供 |
― | ― | ― | 国際交流室/ 受入研究室 要提出 |
受入研究室 要提出 5日以上滞在の場合 |
受入研究室 要提出 5日以上滞在の場合 |
受入研究室 要提出 5日以上滞在の場合 |
|||
| 海外旅行者保険/ 災害傷害保険等の加入 |
＊5 (JSPS確認) |
＊5 | ＊5 | ＊5 | ＊5 | |||||
| 来日後 | 事務手続き（UTｱｶｳﾝﾄ、システムの初期設定） | ＊12 | 受入研究室 | 受入研究室（国際交流室） | ― | ― | ― | ※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 | ※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 | ― |
| 職員証・ゲストカード交付 | ゲストカード 共同利用係に確認 |
職員証 | 職員証 OR ゲストカード ＊8 |
ゲストカード＊7 | ゲストカード＊7 | ゲストカード＊7 | ゲストカード(必要な場合のみ） ＊7 |
|||
| 物性研メールアカウント | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | ― | |||
| 国際交流室での来所時 ガイダンス H31・4月～ |
希望者のみ | 希望者のみ | ― | ― | 在留カード保持者対象 | 在留カード保持者対象 | ― | |||
| パスポート・在留カードの提出 |
受入研究室 | 人事 | 人事 | ― | 国際交流室・受入研究室 在留カード保持者対象 |
国際交流室・受入研究室 在留カード保持者対象 |
― | |||
| 住民届（異動届・転入届)＊13 在留カード保持者 |
本人 | 本人 | 国際交流室 | ― | 本人 | 本人 | ― | |||
| 健康保険加入 在留カード保持者 |
本人 国民健康保険 |
共済 本人 |
共済 国際交流室 |
― | 本人 国民健康保険 |
本人 国民健康保険 |
― | |||
| 年金加入 在留カード保持者 |
本人 国民年金 （免除申請） |
共済 本人 |
共済 国際交流室 |
― | 本人 国民年金 （免除申請） |
本人 国民年金 （免除申請） |
― | |||
| 銀行口座作成 在留カード保持者 |
本人 ＊6 | 本人＊6 | 本人＊6 国際交流室 |
― | 本人＊6 | 本人＊6 | ― | |||
| 開始届・復路航空券 | JSPS手続きに準ずる | ― | ― | ― | ― | ― | ― | |||
| 旅費申請（赴任旅費） | ― | ＊18 経理へ提出 |
― | ― | ― | ― | ― | |||
| 帰国前 | 退職２～３ヶ月前＊19 給与へ税金の確認 |
― | 研究室 | ― | ― | ― | ― | ※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 | ※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 | ― | 住民届（異動届・転入届）＊13 在留カード保持者 |
本人 | 本人 | 国際交流室 | ― | 本人 | 本人 |
| 人事・退職書類 | ― | 本人・受入研究室 | 国際交流室・本人 | ― | ― | ― | ||||
| 健康保険 脱退手続き ＊14 |
本人 国民健康保険 |
本人・受入研究室 | 国際交流室・本人 | ― | 本人 国民健康保険 |
本人 国民健康保険 |
||||
| 年金 脱退手続き ＊14 |
本人 国民年金 |
本人・受入研究室 | 国際交流室・本人 | ― | 本人 国民年金 |
本人 国民年金 |
||||
| 帰国後 | 報告書 | JSPS手続きに準ずる | ― | 本人 | 本人 | ― | ― | ※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 | ※必ず共同利用に確認の上作業を行う事 | ― |
| 旅費報告 | JSPS手続きに準ずる | ― | 国際交流室 | 国際交流室 | 受入研究室 | 受入研究室 | 受入研究室 | |||
| 要覧掲載の研究室紹介文 | ― | ― | 本人 受入所員より依頼 |
― | ― | ― | ― | |||
| 雇用外国人研究者の帰国の際の届出 | JSPS手続きに準ずる | 受入研究室＊11 | 国際交流室＊11 | ― | 受入研究室＊11 | 受入研究室＊11 | ― |
注意事項
※１: Research Student
※２: Commissioned Researcher
＊1: 在留資格：文化活動 （ビザコンサルティングサービス）
①在留資格認定証明書交付申請書 1通 ②顔写真 ③パスポートの写し(身分事項のページ)
④封筒 ⑤履歴書 （本国） ⑥現在の所属の在籍証明書写し ⑦ 大学発行の受入予定証明書写し
⑧文化活動計画/受入機関の概要 ⑨滞在費支弁能力を証明する資料
＊2: 在留資格：教授 （ビザコンサルティングサービス）
①在留資格認定証明書交付申請書 1通 ②顔写真 ③パスポートの写し(身分事項のページ)
④封筒 ⑤履歴書
⑥(非常勤の場合のみ) 雇用契約書など申 請人の活動の内容、期間、地位及び報酬を証明する文書の写し
⑦ (大学以外の研究機関が経費負担する場合：学振など)その機関発行の招聘状/経費負担 証明書の写し
＊＊: 報酬の支払い元は国内外を問わず、所属大学以外からでも認められ、
その報酬額が実費（宿泊費・交通費・滞在中に使い切り手元に残らない金額）の範囲を超える場合は、
奨学金や滞在費という名目であっても報酬とみなされます。
滞在費を自己負担する、あるいは実費の範囲内である場合は「文化活動」です。
奨学金や滞在費が高額の場合は、必ずビザコンサルティングサービス等で確認を行ってください。
＊3 : 所属機関作成シートの押印については、共同利用へ提出してください
＊4 : 柏インターナショナルロッジ(OSTA)、民間アパート、三井サービスアパートメントなど
＊5: 本人が加入するように指示（必須）→ 海外旅行者保険 災害傷害保険
＊6: ◇ゆうちょ銀行 在留カード（住民登録後） サインで口座開設可能
柏の葉キャンパス駅前は口座開設OKですが、海外送金などはできません。
田中・江戸川台など特定の郵便局になるため、事前に確認してください。
◇三井住友銀行柏支店（04-7164-3131）通帳は即日発行可能（キャッシュカードは後日郵送）
在職証明書（雇用証明書）印鑑（シャチハタ不可、サイン不可）在留カード(住民登録後）
日本で使用可能な本人の電話番号 柏支店の２Fで受付（駐車場５～１０台あり）
※必ず開設前に事前に確認してください。
学生の口座開設不可、雇用者でも日本語での対応が出来ない方は不可（帯同者がいても不可）など
開設を断られたケースもあるようです。
◇SMBC信託銀行（旧シティバンク） 東大職員証保持者対象
Onlineで口座開設できます。詳細はこちら。
※口座開設まで日数を要します。１日付採用の場合は気を付けて下さい。
※Online開設の場合は、SMS（ショートメッセージ）の受信が可能な携帯電話を持っている必要があります。
※2019/2/28時点で、口座開設サイトは日本語のみ。
※三井住友ATM(キャンパス内ATM含む）のATMが手数料なしで利用可能
特別優待プログラムでは口座維持手数料が無料など様々な特典があります。事前に詳細を確認の上、開設して下さい。
＊7: ストックルーム・図書室・仮眠室の利用については、受入所員のサイン押印の理由書を一緒に提出した場合
使用可能。ただし、ISSPリサーチフェローならびに研究実習生については理由書なしで使用可能。
＊8: 職員証発行orゲストカード発行は研究室で行い、どちらを発行するかは研究室の判断
＊9: 受け入れ予定者の属する機関にて本件を了承する旨が記載された書類（先生どうしのメールでも可）を添付する
＊10: 生活費・渡航費等費用の支弁の証明を添付する
＊11: 教授ビザ・留学生ビザ・文化活動ビザ等の中長期在留者の場合に提出。
雇用終了後、滞在する場合や他機関に転入する場合は必ず提出 / その他は出来る限り提出（努力義務）
＊12: Utokyoアカウント（共通ID含む）については共同利用より発行
＊13: 転入届については予定での届出は不可（未来転入や予定転入は不可）
転出届は予定でも可能、また郵送でも提出できる
＊14: 市役所へ健康保険証を返却し、保険料の清算を行う。（転出届時に行うとスムーズ）
転出届は実際に転出する日よりも前に提出することができる。早めに対応することも可能。
年金については転出すると自動的に脱退処理されるため、手続きは不要。
＊15: 在留資格認定書（COE）は3か月有効。この期間内に申請者がVISA申請を行い日本に入国すること。
＊16: 必要に応じてISSPリサーチフェローもしくは研究実習生の申請を行ってください。
＊17: 短期滞在：①身元保証書 ②招聘理由書 ③滞在予定表 ④ホスト教授の在職証明書
（⑤申請人名簿）本人に送付。本人が現地の日本大使館/領事館で申請する。
＊18: 赴任費用の経費については、必ず総務・予算決算に確認をしてください。
常勤雇用の赴任旅費申請は、総務ではなく経理になります。
経理へ提出時には、必要書類とともに経費コードを経理へお伝えください。
＊19: 退職後に帰国（海外転出）の場合は、速やかに連絡して下さい。住民税等についても確認が必要となります。
＊20: ビザコンサルティングサービスを利用する際には「安全保障輸出管理に係る該非判定結果の通知」が必要となります。
受入教員向けマニュアルはこちら
安全保障輸出管理支援室 内線22370 / 物性研 副事務長・総務係長 63590・63207