短期ビザ申請時のチェックリスト
| 時期 | Check | 内容 | 提出/送付先 |
|---|---|---|---|
| 来日前 | 日程（仮）が確定 →ゲストハウス予約 外来研究室の予約 |
共同利用 | |
| 出入申請書の提出 | 総務 | ||
| ビジターご本人に連絡 -滞在日程の確認 -ビザに必要な情報の取得 （パスポートのIDページのコピー送付、ビザ書類の送付先住所＆電話番号） |
- | ||
| 所員の在職証明書を申請 ※１ | 総務係 | ||
| 短期ビザに必要な書類の作成
招聘理由書、身元保証書、滞在日程表 ※２ フォームは 外務省HP「ビザ申請書類ダウンロード」より入手できます |
所員への確認押印 | ||
| 在職証明書、招聘理由書、身元保証書、滞在日程表の原本を来訪者ご本人に送付し、送付した旨（＆tracking number)をご本人にメールで伝える | 来訪者 | ||
| 航空券を購入してもらい、itinerary＆receiptをメールで送ってもらう
立替金を外国送金にて支払う場合は、銀行口座情報を送ってもらう |
来訪者 | ||
| itinerary＆receiptが手に入ったら出張申請を入力、提出する
年度をまたぐ場合は、年度ごとに申請を行う |
総務/経理 | ||
| 外来研究室の鍵受け取り＆清掃、ゲストハウスの鍵受け取り | 共同利用 | ||
| ゲストカード 受け取り | 総務 | ||
| 来日が近くなったら物性研へのアクセス案内、当日最初に来てもらう場所の案内等、必要な連絡をする
参考：◇アクセス（総務事務ホームページ） 旅費を支給する場合には、必ず「紙の搭乗券」をカウンターで発券してもらい持参するようリマインドする オンラインチェックインのプリントアウトしたものでは不可 参考：◇旅費関連（総務事務ホームページ） |
総務 | ||
| 来日 | 往路の搭乗券半券受け取り
年度をまたぐ場合は一度報告を行い、復路分の申請を行う |
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| 帰国後 | 復路の搭乗券をスキャンして送ってもらう | 来訪者 | |
| 出張報告書の作成・提出 | 総務/経理 |
＊1: 招聘者が准教授・教授の場合、外務省の必要書類リストに記載されている「会社・団体概要説明書」の
代わりに、当該准教授/教授の「在職証明書」を提出します
＊2: 【重要】ビザ申請を行う日本大使館・領事館によって追加書類の提出が求められることがある
（例：ホテルの予約確認書）ため、申請先の大使館・領事館のHPを必ず確認してください
（あるいはビジター本人に確認してもらってください）