ファイルメーカーは、図書館の索引カード（あまり使われなくなりましたが）に例えることができます。索引カードの束全体を「データベース」、特定の書籍に対応したカードを「レコード」、カードの中にある書籍名や著者名、出版社、出版年月日などを書き込む欄を「フィールド」と呼びます。

皆様にダウンロードしていただくファイルは「データベース」です。その中に、ご自分の申請書となる「レコード」を新規作成していただき、そのレコードのなかのフィールド（申請者氏名、電話番号、サンプルの情報、などなど）に必要事項を書き込んでいただきます。

お送りいただいたデータベースをまとめて、2004年度の申請書を全て含むデータベースを作成します。それによって、データを様々な形で利用することが可能となり、申請書の処理をスムーズに行えるようになります。また、申請者の皆様も、電子的な申請が可能となることで、入力や提出の手間が簡素化するなどのメリットがあると考えています。

• US-Japan2004 ソリューション
• US-Japan2004.USR

というファイルが入っています。ソリューションがデータベースエンジンで、.USRファイルがデータベースそのものです。

US-Japan2004ソリューションをダブルクリックして立ち上げます。

Japan, ORNL_1, ORNL_2, ORNL_3, ORNL_4は、それぞれ申請書の１〜５ページに対応します。Print_Outはそれらをひとつのレイアウトにまとめたもので、確認のために５ページをまとめてプリントアウトするために使用します。

レコードを作ることで、一つのデータベースに複数の申請書を蓄えることができます。受理された申請書は、元となるデータベースファイルに読み込まれて管理されます。

※検索をかけたりすると、表示されるレコードが「全レコード」でなく「対象のレコード」だけになります。自分のレコードを見失ったときは、レコードメニューの「全レコードを表示」をしてみてください。

• ファイルメーカーでは、アイドル時や終了時にデータベースが自動的に保存されますので、自分で「保存する」必要はありません。
• フィールド内で各種書式が使えますが、もともと決められているフォントサイズや行送り幅などは、できるだけ変更しないで下さい。

図を張り込むフィールドをクリックして指定した後、挿入メニューから「ピクチャー...」を選ぶと張り込む図ファイルを選ぶことが出来ます。

ファイルメーカーは色々な画像（動画も！）扱えますが、この申請書ではjpeg形式のファイルにしてください。

• 画像ファイルは大きくなりがちです。大きさは6cm×6cm以内、解像度は150dpi程度に抑えて下さい。